Lienee monessa yrityksessä tuttu tilanne: Uusi työntekijä, jonka pääasiallinen työ on yrityksen tuotteiden myynti ja markkinointi, aloittaa yrityksessä. Hänen edeltäjänsä on jo laatinut markkinointisuunnitelman ja aloittanut hyvään vauhtiin päässeen käytännön myynti- ja markkinointityön.
Ennen vanhaan tämä henkilöstömuutos olisi väjäämättä aiheuttanut väliaikaisen tuottavuuden laskun myynti ja markkinointityöhön. Kesti aina aikansa ennen kuin uusi työntekijä pääsi vauhtiin ja alkoi tehdä tulosta.
Yksittäisen myyjän sähköpostiin, post-it -lappuihin ja kännykän yhteystietoihin perustuva "asiakkuudenhallintajärjestelmä" tarkoittaa sitä, että usein asiakassuhde lähtee talosta samalla oven aukaisulla kuin myyjäkin.
Onneksi nykyään on käytössä hyviä asiakkuudenhallintaohjelmistoja kuten Odoo CRM. Ohjelmisto auttaa markkinointi- ja myyntityössä ja tarjoaa myös jatkumon henkilöstömuutoksien varalle.
Odoo CRM on osoittautunut erinomaiseksi valinnaksi. Se on helppokäyttöinen, joustava ja ennen kaikkea tehty myyjän ja markkinoijan ehdoilla.
Uusi työntekijä näkee järjestelmän avulla nopeasti, mitä hänen edeltäjänsä on tehnyt, keneen tämä on ollut yhteydessä ja milloin. Ja mitä tapaamisia tai toimenpiteitä tämä on asiakkaiden tai potentiaalisten asiakkaiden kanssa suunnitellut tai sopinut. Uusi työntekijä pääsee todellakin ns. hyppäämään markkinointijunaan vauhdissa.
Kaikki myyntityössä tarvittavat työkalut on kasattu yhteen. Potentiaalisten ja nykyisten asiakkaiden yhteystiedot, kalenteri, myyntisuunnitelmat, tehdyt muistiot, tarjoukset ja tilaukset. Kaikki samassa paketissa. Ja paketin nimi on Odoo CRM.
Seuraavassa on esitelty kolme tyypillistä tilannetta, joiden perusteella uusia asiakkaita löydetään. Esimerkeissä kerrotaan, miten Odoo CRM auttaa prosessissa, jonka kuluessa potentiaalisesta asiakkaasta tulee asiakas.
Skenaario 1: Yhteydenotto verkkosivun kautta
Potentiaalinen asiakas ottaa yhteyttä verkkosivuston kautta täyttämällä yhteydenotto- tai tarjouspyynnön lomakkeella. Yhteydenotosta Odoo CRM tekee automaattisesti liidin, jonka perusteella joku myyjistä ottaa yhteyttä asiakkaaseen ja tekee järjestelmän kautta tarjouksen. Jos asiakas hyväksyy tarjouksen, myyjä voi tehdä järjestelmän kautta myös tilauksen. Myyjä dokumentoi tapahtumien aikana sovitut asiat asiakkuudenhallintajärjestelmään.
Skenaario 2: yritystapaamisessa yhteystiedot ja liidi.
Yrityksen työntekijä tapaa työ- tai lomamatkalla potentiaalisen asiakkaan, joka osoittaa kiinnostusta yrityksen tuotteita kohtaan. Työntekijä tekee matkapuhelimella liidin Odoo CRM järjestelmään tai lähettää liidin sähköpostina, jossa on potentiaalisen asiakkaan yhteystiedot ja lyhyt selitys siitä, mitä asia koskee. Odoo CRM ilmoittaa myyjille tehdystä liidistä.
Joku myyjistä ottaa yhteyttä potentiaaliseen asiakkaaseen ja tekee tarvittaessa järjestelmän kautta tarjouksen tai tilauksen. Odoo CRM pitää kirjaa ja seuraa liidin tilaa, eikä se hautaudu järjestelmään. Liidi johtaa onnistuneeseen kauppaan tai suljetaan tuloksettomana. Asiaan voidaan palata myöhemmin uudelleen, koska yhteystiedot ja tapahtumaketju on tallennettu. Myyjä voi kirjata suunnitellun yhteydenoton vaikkapa vuoden päähän.
Skenaario 3: tutkimalla potentiaalisia asiakkaita
Odoo CRM järjestelmään syötetään potentiaalisia asiakkaita. Myyjä sijoittaa kalenteriin itselleen sopivat soittoajat ja tavoitettuaan potentiaalisen asiakkaan kirjaa ylös myös hänen kanssaan sovitut etäpalaveriajat sekä sovitut asiat. Myyjä pitää kirjaa ja tekee muistiinpanoja potentiaalisen asiakkaan kanssa käydystä kaupankäynnistä.
Odoo CRM asiakkuudenhallintajärjestelmän ominaisuuksia:
- Liidit voidaan osoittaa myyntitiimille. Tilaisuudet kaupantekoon eivät jää tällöin lojumaan jonkun yksittäisen myyjän sähköpostiin, jos hän ei ehdi hoitaa asiaa.
- Kuka tahansa yrityksen henkilökunnasta voi jatkaa kaupankäyntiä myyjän kalenterimerkintöjen perusteella esimerkiksi sairauspoissaolon aikana tai myyjän siirryttyä pois yrityksen palveluksesta. Asiakas- ja myyjäkohtainen myynti- ja markkinointihistoria nähdään järjestelmän lokitiedoista. Mikään asia ei jää hoitamatta sen vuoksi, ettei siitä tiedetty.
- Myynti- ja markkinointikampanjan konkreettinen suunnittelu ja toteutus on mahdollista Odoo CRM:n toimivan kalenterisovelluksen avulla. Kalenteritapahtumiin voidaan liittää myös ilmoituksia ja häytyksiä.
- Odoo CRM järjestelmän kautta voidaan suoraan tehdä tarjouksia tai tilauksia yhteydenoton perusteella. Tarjoukset ja tilausvahvistukset lähtevät järjestelmästä asiakkaalle myös sähköpostitse.
- Jälkimarkkinointi on helppoa, koska järjestelmän avulla tiedetään asiakashistoria. Järjestelmään voidaan kirjata asiakkaan oletettuja tarpeita tulevaisuudessa ja laatia yhteydenottosuunnitelma etukäteen.